Quy tắc lưu kho bao gồm các nguyên tắc quan trọng về sắp xếp, điều kiện bảo quản và kiểm soát hàng hóa nhằm đảm bảo an toàn, tiết kiệm diện tích và tối ưu hóa quy trình xuất nhập. Quản lý kho hiệu quả giúp tiết kiệm chi phí vận hành, chống thất thoát lãng phí, và là cơ sở để số hóa/tự động hóa kho hoàn toàn.
Ngày nay, một kho hàng chục ngàn m2 với hàng triệu sản phẩm cũng chỉ cần 1 người quản lý và vận hành, kết hợp với phần mềm và hệ thống giám sát thông minh+tự động.
1. Các nguyên tắc xuất nhập hàng hóa
- FIFO (First In, First Out - Nhập trước, xuất trước): Hàng nhập vào kho trước sẽ được ưu tiên xuất trước. Áp dụng phổ biến cho hàng có hạn sử dụng hoặc dễ lỗi thời.
- FEFO (First Expired, First Out - Hết hạn trước, xuất trước): Hàng có hạn sử dụng ngắn hoặc đến gần ngày hết hạn được ưu tiên xuất trước, bất kể thời điểm nhập.
- LIFO (Last In, First Out - Vào sau, ra trước): Hàng nhập vào sau cùng sẽ được xuất ra đầu tiên. Thường áp dụng cho hàng đồng nhất, không có hạn sử dụng (như vật liệu xây dựng, gạch đá).
2. Quy tắc sắp xếp và phân loại kho
- Phân khu vực (Zoning): Chia kho thành các khu vực rõ ràng theo tính chất hàng hóa (hàng khô, hàng lạnh, hàng dễ vỡ, hàng giá trị cao...).
- Mã hóa SKU (Stock Keeping Unit): Đặt mã định danh duy nhất cho từng loại sản phẩm, mẫu mã, kích thước để dễ dàng tra cứu trên phần mềm hoặc sổ sách.
- Sắp xếp khoa học: Đặt hàng nặng ở tầng kệ dưới, hàng nhẹ ở tầng trên; hàng thường xuyên xuất ở vị trí gần cửa xuất/nhập để tiết kiệm thời gian di chuyển.
- Lập sơ đồ kho: Xây dựng sơ đồ vị trí kệ, hàng hóa chi tiết để nhân viên dễ dàng định vị khi tìm kiếm hoặc kiểm kê.
3. Quy chuẩn điều kiện bảo quản
- Kiểm soát môi trường: Duy trì nhiệt độ và độ ẩm phù hợp với từng loại hàng; tránh để ánh nắng chiếu trực tiếp vào hàng hóa.
- Ghi nhận định kỳ: Theo dõi và ghi nhận nhiệt độ, độ ẩm kho thường xuyên (thường là 1-2 lần mỗi ngày), trang bị điều hòa hoặc máy hút ẩm nếu cần thiết.
- An toàn và vệ sinh: Đảm bảo lối đi thông thoáng, phòng chống cháy nổ (PCCC), kiểm soát côn trùng và kê cao hàng hóa tránh ẩm mốc từ mặt sàn.
